Fotografové dnes musí nosit mnoho klobouků. Nejen, že musíte fotografovat a upravovat své obrázky, ale musíte také trávit čas na sociálních médiích, prodávat klientům a držet krok se všemi každodenními administrativními úkoly podnikání. Stačí, aby bolí hlava i ta nejorganizovanější osoba. Aby toho nebylo málo, time management může být něco, s čím kreativní lidé často zápasí.
Jako kreativního člověka, který se pyšnil svou produktivitou, dokud jsem nezačal podnikat, mi trvalo mnoho pokusů a omylů, než jsem přišel na to, jak z mého dne vytěžit maximum bez hromady stresu a přemoci.
Pokud vás unavuje pocit zaneprázdnění, ale nejste produktivní, zde je několik užitečných tipů.
Vyberte si pro svůj den tři priority
Většina lidí nemá velký přehled o tom, jak dlouho jim daný úkol bude trvat. Přetížují svůj kalendář úkoly a pak se cítí nedostateční nebo frustrovaní, když je na konci dne všechny neodškrtnou.
Tento tip samozřejmě bude záviset na tom, co musíte udělat. Možná budete mít den natáčení nebo budete muset strávit celý den úpravami, a proto se zaměříte na jeden úkol. Pravděpodobně však budete mít také pár drobností, které musíte za den dokončit, například poslat fakturu a vrátit pár e-mailů nebo telefonních hovorů.
Jde o to, že byste se měli soustředit na tři priority denně a řešit je podle důležitosti.
Tento tip je také známý jako Pravidlo tří z knihy Získání výsledků agilní cestou a má vám zabránit v přechodu z úkolu na úkol bez jasně definovaného výsledku.
V pravidle tří definujete tři úkoly za den, tři úkoly pro váš týden a také tři úkoly pro váš měsíc a váš rok.
Začněte každý den definováním tří věcí, na které se budete soustředit, a nezapomeňte se sami informovat o tom, jak zůstat na správné cestě. Věnujte pozornost tomu, jak dlouho vám to trvá, a všimněte si vzorů, které se objeví při práci na určitých úkolech. Získáte tak více informací k upřesnění svých strategií řízení času.
Sledujte svůj čas
Když začnete vyzkoušet různé techniky řízení času, nezapomeňte sledovat svůj čas.
Za první rok a půl, co jsem provozoval své fotografické podnikání, jsem si do malého zápisníku zapisoval vše, co jsem za den udělal, a jak dlouho mi to trvalo.
Pokud to zní jako velmi časově náročná a anální věc, co dělat, ve skutečnosti to tak není. Zkontrolovat hodinky a udělat si poznámku skládající se ze dvou nebo tří slov popisujících váš úkol trvá opravdu sekundu.
Ještě lépe můžete použít aplikaci pro sledování času, jako je Hours Tracker.
Informace, které získáte sledováním času, jsou zlaté.
Pokud zjistíte, že trávíte spoustu času některými úkoly, které nejsou zcela nezbytné, můžete podniknout kroky ke snížení času, který jim věnujete, nebo je úplně zkrátit.
Například pokud si myslíte, že procházením webu strávíte jen půl hodiny denně, možná zjistíte, že neustále kráčíte králičí nivou a že je to blíže ke dvěma hodinám.
K plánování časových bloků použijte online kalendář
Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zvýšit produktivitu, je pracovat v časových blocích a naplánovat je do online kalendáře, jako je Google.
Uspořádání rozvrhu namísto vypracování seznamu úkolů pomáhá uplatňovat disciplínu a pořádek na vaše úkoly.
Svým úkolům věnujete konkrétní časová okna, čímž z nich uděláte prioritu a jediné zaměření během této doby. Pomáhá minimalizovat rozptýlení a duševní zátěž při přepínání úkolů.
Pomocí online kalendáře můžete své úkoly naplánovat jako neobchodovatelné události. Pokud jste dělali věci analogickým způsobem - psaní seznamů úkolů nebo vedení papírového deníku - může být použití online kalendáře mnohem efektivnější.
Online kalendář vám pomůže naplánovat schůzky a zasílat oznámení pozvaným. Ve svém online kalendáři můžete vytvářet opakující se události, nastavovat připomenutí a ke kalendáři máte přístup z více zařízení.
Nezapomeňte naplánovat přestávky ve svém kalendáři. Je to opravdu špatný nápad sedět celý den před obrazovkou počítače, aniž byste pravidelně vstávali, abyste se protáhli, jedli správné jídlo nebo si jen udělali pár minut na R & R.
Použijte CRM systém
Existuje tolik aplikací a nástrojů produktivity, které lidem pomáhají lépe řídit svůj čas, projekty a život. Některé z nich už možná používáte.
Pokud však ještě nepoužíváte systém CRM (řízení vztahů s klienty), můžete přijít o velmi užitečný nástroj, který vám pomůže vyjít z nutnosti mít několik aplikací pro několik různých použití.
CRM systém je nástroj pro správu klientů a budování vztahů, který vám pomůže sledovat vaše klienty a projekty. Můžete dělat věci, jako je zaznamenat data, kdy jste naposledy komunikovali s klientem, a nastavit připomenutí dalšího postupu.
Většina CRM však nabízí mnohem více, včetně účetních nástrojů a možností psaní smluv.
Používám a doporučuji Dubsado, což je CRM systém pro kreativy. Můžete vytvářet značkové smlouvy, které můžete odesílat pro elektronický podpis, odesílat e-maily přímo z uživatelského rozhraní a sledovat všechny své vyhlídky a klienty ve vizuálně příjemném a snadno ovladatelném systému. Dokonce se integruje do vašeho kalendáře Google.
Pokud používáte software pro podpis smlouvy, jako je Hello Sign nebo Adobe, můžete získat stejnou funkci v Dubsado se všemi ostatními výhodami za podobnou cenu.
Další možnosti jsou Nutshell a Insightly.
Nix Multi-Tasking
Výzkum spočívá v: multi-tasking je způsobem přeceňován.
Multi-tasking má tendenci být vnímán pozitivně, ale nejnovější výzkumy ukazují, že to má negativní dopad na vaši produktivitu a kvalitu práce.
Vysoce kvalitní práce závisí na tom, kolik času věnujete úkolu, a intenzitě vašeho zaměření. Pokud dokážete zvýšit své zaměření, zvládnete toho více za kratší dobu.
Práce na několika úkolech najednou přetíží mozek. Když pracujete na několika věcech najednou, měníte mentální funkce, což je nakonec kontraproduktivní.
Podle Glorie Markové, výzkumné pracovnice a autorky knihy Multitasking v digitálním věku, průměrný znalostní pracovník přepíná úkoly každé tři minuty. Jakmile se rozptýlíte, může trvat téměř půl hodiny, než se obnoví původní úkol. To je 30 promarněných minut, protože jste zkontrolovali svůj e-mail a odpověděli na zprávu.
Není divu, že průměrný pracovník pracuje tři hodiny z typického osmihodinového pracovního dne - i když neustále nedívá na Instagram nebo Facebook.
Odložte svá zařízení
Jak vidíte, jedním z největších způsobů, jak zničit vaši produktivitu, je neustálá kontrola e-mailů a sociálních médií po celý den. Tyto sekundy nebo minuty mohou přidat až obrovské množství promarněného času a zničit vaše soustředění na úkoly, které máte k dispozici.
Odložte telefon, zavřete okno prohlížeče otevřenou doručenou poštou a soustřeďte se na úkol, který máte před sebou.
Rozhodněte se několikrát denně, kdy budete kontrolovat e-maily a příspěvky na Instagramu, odpovídat na ně a držet se toho.
Když jsem to spojil s blokováním času, byl jsem ohromen výsledkem. Doslova jsem dosáhl třikrát více za den než jsem to udělal, když jsem se jednoduše pohyboval od úkolu k úkolu a reagoval na každý text a e-mail, jak jsem je dostal.
Vyzkoušejte metodu Pomodoro
Pomodoro Technique je velmi populární nástroj pro správu času, jehož cílem je zajistit maximální produktivitu.
V této metodě správy času si vyberete úkol, který chcete dokončit, a nastavíte časovač na 25 minut, aby fungoval soustředěně a bez přerušení.
Můžete to udělat po dobu 25 minut, že?
Když zazvoní časovač, udělejte si krátkou přestávku, která nesouvisí s prací, jako je strečink nebo svačina.
Jakmile uděláte čtyři „pomodoros“, můžete si udělat delší přestávku, například 20 nebo 30 minut. Váš mozek si tuto dobu osvojí nové informace.
Vyhraďte si jeden den na pochůzky a na správu
Toto je další hack produktivity, který u některých lidí dělá zázraky. Nechte si v týdnu vyhradit jeden den, kdy se budete věnovat všem svým osobním pochůzkám nebo obchodnímu administrátorovi nebo jejich kombinaci.
Mohou se dělat věci, které děláte každý týden, například příprava jídla nebo praní prádla, a to vše může být odsunuto na jeden den, což vám umožní soustředit se na obchodní úkoly po zbytek týdne.
Možná budete chtít nechat jeden den v týdnu stranou, když naplánujete všechny své schůzky nebo lékařské schůzky. Případně můžete dělat všechny své správce, jako je fakturace, účetnictví nebo dokonce plánování vašich sociálních médií.
Abych to shrnul
Existuje spousta technik a nástrojů pro správu času, které vám mohou pomoci zvýšit vaši produktivitu a snížit stres a syndrom vyhoření.
Ne všechny pro vás budou fungovat, ale toto jsou některé z nejpopulárnějších, které byste možná chtěli vyzkoušet.
Ať už jste fanouškem fandů nebo profesionálem, je pravděpodobné, že se vám každý den povede spousta věcí.
Hledání způsobů, jak být efektivnější, může skončit přidáním hodin do vašeho dne a dokonce vám pomůže lépe spát.